Vous souhaitez créer de la stimulation, inspirer un dépassement personnel au service du collectif, rendre vos équipiers acteurs de leurs solutions, renforcer du lien, embarquez les dans un World Café !
En coaching d’équipe ce processus vise à faciliter le dialogue, à mobiliser l’intelligence collective pour trouver des idées et définir des actions concrètes, constructives par rapport à des sujets stratégiques, des étapes clés de vos projets.
De cette manière vous (re)dynamisez votre équipe, vous la projetez vers des stratégies, des actions, de l’engagement, en les faisant dire.
Comment ça se passe?
Reproduisez l’ambiance d’un café chaleureux, dans un cadre accueillant.
L’activité se déroule en 3 temps : fixer les consignes, séances de questions en groupes et séance plénière.
Disposez des petits groupes de 4-5 personnes autour de tables pour travailler sur une question. A intervalle régulier de 30 ou 45 mn, les personnes changent de table pour aller réfléchir sur une autre question. Seul un hôte de table reste, résume la conversation précédente aux nouveaux arrivés.
A chaque table, la question posée stimulante à traiter favorise l’émergence des idées, la fluidité des pensées individuelles et du groupe. Vous proposez ainsi une démarche intuitive de réflexion créative.
Vous pouvez organiser les tours de table avec des questions différentes sur un même objectif de manière à trouver des idées, les enrichir puis au fur et à mesure du changement de tour amener vos équipiers à les sélectionner.
Par exemple pour chaque table une question traitée sera :
débattue par un premier groupe
développée par un un deuxième groupe
puis les réponses seront seront triées, choisies par un troisième groupe
enfin les idées seront synthétisées par un quatrième groupe
La première étape fait place à l’imagination pour trouver des idées dans un temps limité. En groupe, le pouvoir d’association des pensées de chaque participant se multiplie tout en préservant le flux de créativité par la spontanéité sans jugement ni critique. Vous facilitez la mobilisation des connaissances, le savoir faire de vos équipiers. L’expression des idées est libre, écrite, dessinée...
Au 2ème tour, la question traitée sera enrichie par l’arrivée d’un nouveau groupe. Vous facilitez la pollinisation des idées de table en table. Faire traiter la question par un 2ème groupe permet de surfer sur les pensées des autres, de cumuler plus d’idées, d’envisager des alternatives.
Au 3ème tour, les réponses apportées seront évaluées, sélectionnées de manière à fournir les meilleures options par rapport à l’objectif.
Au dernier tour, la question obtient une synthèse d’idées réalistes susceptibles de répondre aux exigences de la situation. Les équipiers ont un temps de pensée convergente, critique, constructive.
En grand groupe, chaque hôte de table restitue la synthèse des réponses à la question posée à sa table. Un rapporteur transcrit les propositions concrètes exposées afin qu’elles soient transmises aux équipiers.
Quels sont les bénéfices?
Vous embarquez vos équipiers dans une dynamique positive.
La stimulation créative favorise les échanges, les liens. La détente attentive aux informations qui circulent, l’écoute des autres, se sentir accepté et exprimer ses idées participent à créer une spirale positive et favorise la cohésion d’équipe. Les participants plutôt intuitifs apporteront du concept, les factuels des méthodes éprouvées, les actifs des applications concrètes, les globaux de la visibilité…
Chaque personnalité apporte ses pensées, sa diversité dans un espace de co création.
Vous libérez la puissance de la créativité de vos équipiers
Vous faites produire pour réunir les informations disponibles. Les déclics par interactions avec autrui permettent à chaque participant d’élaborer une nouvelle réponse, par son caractère alternatif. Toutes les idées sont bonnes, le potentiel créatif de chacun est favorisé, de penser “out of the box”, innover.
Vous rendez acteurs vos équipiers de leurs solutions
Par leur participation ils cherchent, expriment, se questionnent, découvrent leurs réponses. L’implication collective ou cohésion de groupe, le fait de creuser un peu plus les idées, les laisser faire dans l’élaboration de leurs stratégies facilitent la validation des solutions par vos équipiers et de ce qu’ils vont mettre en œuvre.
Quelles sont les conditions de réussite?
Le World Café nécessite une préparation minutieuse,
- Un cadre confortable: On recherchera à reproduire une ambiance de détente, dans une salle de séminaire verdoyante pourquoi pas et de manière à ce que les personnes soient installées confortablement, puissent circuler d’une table à l’autre de manière fluide.Choisir un café n’est pas forcément nécessaire car par exemple pour une animation le matin cela implique de réfléchir aux potentielles nuisances sonores avec les machines à café en fonctionnement :)
Le contenu du World Café doit être clarifié autour de ses enjeux, des objectifs à atteindre et de ses critères de réussite. De la qualité de ce premier travail résulteront des questions claires, stimulantes d’énergie créative à poser. Le but est de trouver des questions suffisamment ouvertes pour inciter à la créativité et précises pour orienter vers les objectifs.
Exemples de questions ouvertes:
Quelles performances visons nous, et pour quels bénéfices?
Sur quoi repose notre modèle de réussite?
Quelles forces collectives pouvons nous renforcer encore plus et comment?
Quels sont nos points de réussite qui peuvent devenir une faiblesse, quoi faire?
Comment se démarquer plus de la concurrence?
Quels nouveaux outils seront nécessaires?
...
Préparer les rotations et choisir les personnes invitées. Toujours en amont de cet outil, définir les personnes apporteront leurs savoirs faire et leurs différences par rapport à l’objectif. Organiser des tours de rotation pour que les personnes se mélangent et puissent participer à chaque question.
Taille minimale du groupe de 12 personnes le but est de déployer un maximum d’idées.
Faites appel à un coach d’équipe pour vous accompagner!
L’apport d’un coach de dirigeant et d’équipe vous aidera à préparer au mieux :
votre objectif précis
les résultats visés
les conditions de réussite
les critères de réussite
les questions pertinentes à poser lors de votre World Café.
Son rôle d’animateur, de facilitateur est de vous accompagner à donner du sens , à fixer le cadre de l’activité, à cadencer.
Au cours de l’exercice, il se centrera sur le processus en prenant soin d’aider les participants à s'engager à:
Suspendre leurs jugements
Laisser libre cours à l’imagination, à la spontanéité, à la surprise et à l’inattendue
Trouver le plus d’idées possible jusqu’aux idées les plus farfelues
Reprendre et construire sur les idées des autres «Oui, et… ou «Oui et encore…» plutôt que «Oui, mais…»
Mettre ensemble deux idées pour en créer une nouvelle.
Ecouter pour comprendre
Se concentrer sur l’essentiel
Le coach de dirigeant et d’équipe donne le rythme, facilite l’expression et l’écoute de tout le monde, recentre, soutient la motivité, maintient la dynamique de groupe.
En conclusion le World café, outil de débats d’idées, de co création, de partages facilite la réflexion collective sur un objectif, l’inclusion des équipiers, l’ouverture d’idées pour aboutir à une synthèse “elixir” sur laquelle rebondir pour mener des actions.
J’ose même la métaphore en fin de World café de l’image du café expresso très corsé (la synthèse) avec sa crema (les solutions) qui préserve tous les arômes des grains de café torréfiés (les équipiers).
